Comment archiver des documents numériquement ?
Avec la numérisation croissante des données, la question de l’archivage des documents numériques devient de plus en plus importante. Certains documents numériques comme les factures, les contrats, les courriels, les photos et les fichiers audio, sont souvent stockés sur des ordinateurs, des serveurs et des périphériques de stockage externes. Cependant, le stockage de ces documents de manière efficace nécessite une certaine planification et une stratégie de gestion de l’information. Dans cet article, nous allons discuter de différentes méthodes pour archiver des documents numériquement.
Les différentes méthodes pour archiver des documents numériquement
De nombreuses possibilités sont envisageables pour archiver des documents numériquement.
Utiliser un logiciel d’archivage
Un logiciel d’archivage ou un SAE est un programme spécialement conçu pour stocker et gérer des fichiers numériques. Ces logiciels permettent de classer les fichiers en fonction de la catégorie, du type et de la date de création pour une recherche ultérieure facile. Ils peuvent également créer des copies de sauvegarde pour protéger vos documents contre les pannes de disques durs et les autres problèmes techniques. Les logiciels d’archivage populaires incluent Dropbox, Google Drive ou encore OneDrive.
Organiser les fichiers dans des dossiers
La méthode la plus simple pour archiver des documents numériquement est d’organiser les fichiers dans les dossiers. Pour ce faire, il est conseillé de créer des dossiers pour chaque type de document, puis d’organiser les fichiers en fonction de la date de création ou d’autres critères pertinents. Il est également possible de combiner cette méthode avec un logiciel d’archivage pour une organisation plus efficace.
Étiqueter les fichiers
Une autre méthode pour archiver des documents numériquement consiste à utiliser des étiquettes. Les étiquettes sont des mots-clés qui peuvent être ajoutés aux fichiers pour faciliter la recherche ultérieure. L’utilisation d’étiquettes est particulièrement utile lorsque les documents appartiennent à plusieurs catégories ou lorsqu’ils doivent être classés selon différents critères, tels que le projet ou l’étape de production.
Numériser les documents papier
L’archivage numérique ne concerne pas uniquement les documents créés à l’aide d’un ordinateur. Il est également possible de numériser les documents papier, tels que les contrats, les factures et les reçus, pour les archiver numériquement. Cette méthode permet de disposer d’une copie électronique des documents papier et d’économiser de l’espace de stockage physique. Il est également possible de lier les versions numériques des documents à leurs équivalents physiques, ce qui facilite leur récupération en cas de besoin.
Astuce pour une bonne gestion de documents numériques
Il est important de ne pas conserver tous les documents numériques. Les fichiers inutiles contribuent à la confusion et occupent inutilement l’espace de stockage. Il est donc recommandé de trier régulièrement les documents et de supprimer les fichiers obsolètes ou les doublons.
Conclusion
En somme, archiver des documents numériquement est d’une grande importance pour une gestion de l’information efficace. Les méthodes d’archivage numérique évoquées plus haut sont toutes efficaces. Il est possible de les combiner pour une gestion de document performante. N’oubliez pas que l’archivage numérique n’est pas seulement utile pour les fichiers créés sur ordinateur, mais également pour les documents papier numérisés. Il est également important de trier régulièrement les documents pour éviter la confusion ou l’encombrement d’espace de stockage non nécessaire.
